Một ngày tại kho thép: quy trình nhập, kiểm tra và xuất hàng đúng chuẩn

Sáu giờ sáng, khi phần lớn thành phố còn chưa vào nhịp làm việc, kho thép đã sáng đèn. Hai chiếc xe đầu kéo chở thép cuộn từ cảng đang chờ ở cổng, ba xe tải nhẹ xếp hàng để nhận thép hình và thép tấm giao cho công trình trong ngày. Tiếng cầu trục chạy trên ray, tiếng còi báo hiệu khi móc cẩu hạ xuống là âm thanh quen thuộc của mỗi buổi sáng.

Với khách hàng, thép chỉ là những bó, những cuộn được giao đúng hẹn. Nhưng phía sau mỗi phiếu xuất kho là một chuỗi công việc được làm đi làm lại mỗi ngày, theo một quy trình mà cả đội kho đều thuộc lòng. Bài viết này ghi lại một ngày làm việc như thế, để khách hàng hiểu vì sao chúng tôi cẩn thận ở từng bước.

Trước khi bắt đầu, cả đội họp nhanh mười phút: rà lại kế hoạch nhập xuất trong ngày, phân công người vận hành cầu trục và xe nâng, kiểm tra dây cáp cẩu, móc cẩu, nam châm nâng. Mọi người vào khu vực kho đều phải đội mũ bảo hộ, đi giày mũi thép và mặc áo phản quang, không có ngoại lệ, kể cả khách đến thăm.

6 giờ sáng: nhận hàng và đối chiếu chứng từ

Việc đầu tiên khi xe hàng vào cổng không phải là cẩu hàng xuống, mà là kiểm tra giấy tờ. Thủ kho nhận bộ chứng từ gồm phiếu giao hàng hoặc vận đơn, chứng nhận xuất xứ (CO) và chứng chỉ chất lượng (CQ, còn gọi là mill test certificate) của nhà sản xuất.

Chứng từ được đối chiếu với đơn đặt hàng theo từng dòng: chủng loại, mác thép, tiêu chuẩn, quy cách, số lượng bó hoặc cuộn, khối lượng. Tiếp theo là bước quan trọng nhất: so số mẻ nấu (heat number) và số cuộn in trên chứng chỉ với tem dán hoặc số sơn trên từng cuộn, từng bó thép thực tế.

• Tem trên cuộn phải còn nguyên, đọc được rõ ràng.
• Số mẻ nấu trên tem phải có trong chứng chỉ chất lượng.
• Khối lượng ghi trên tem phải khớp với danh sách đóng gói.
• Chứng chỉ phải thể hiện đầy đủ thành phần hoá học và kết quả thử cơ tính.

Lô hàng nào có sai lệch, dù chỉ một cuộn, sẽ được tách riêng và lập biên bản với bên giao. Nguyên tắc của đội kho là không nhập hàng "tạm" khi giấy tờ chưa khớp, vì một cuộn thép không rõ nguồn gốc lẫn vào kho sẽ rất khó truy lại về sau.

7 giờ 30: kiểm tra quy cách và ngoại quan

Khi chứng từ đã khớp, hàng được cẩu xuống khu vực kiểm tra. Mỗi loại sản phẩm có những điểm kiểm riêng, được tóm tắt trong bảng dưới đây:

Về ngoại quan, nhân viên kiểm tra tìm các dấu hiệu gỉ tróc vảy, rỗ bề mặt, nứt mép, cong vênh, móp méo do vận chuyển. Hàng được cân lại trên cân điện tử của kho và so với khối lượng trên chứng từ. Kết quả kiểm tra được ghi vào phiếu nhập kho, kèm ảnh chụp các điểm bất thường nếu có.

Với một số lô hàng phục vụ dự án có yêu cầu riêng, mẫu thép sẽ được lấy và gửi tới phòng thí nghiệm độc lập để thử kéo, thử uốn. Hàng chỉ được chuyển sang trạng thái sẵn sàng xuất khi có kết quả đạt.

9 giờ: sắp xếp kho và bảo quản chống gỉ

Hàng đạt yêu cầu được đưa vào vị trí lưu kho theo sơ đồ. Kho được chia khu theo nhóm sản phẩm, trong mỗi khu lại chia theo quy cách và mác thép. Mỗi vị trí có mã riêng, được cập nhật vào phần mềm quản lý kho ngay khi hàng vào chỗ, nên khi có đơn, nhân viên biết chính xác lô nào nằm ở đâu.

Các nguyên tắc sắp xếp và bảo quản được áp dụng thống nhất:

• Kê cao, thoát nước: thép được kê trên đà bê tông hoặc đà gỗ, không đặt trực tiếp xuống nền.
• Xếp theo lô: không trộn lẫn các lô có số mẻ nấu khác nhau trong cùng một chồng.
• Giới hạn chiều cao chồng: đảm bảo an toàn khi cẩu và tránh làm biến dạng hàng phía dưới.
• Hàng nhạy cảm để trong nhà: thép tấm đã sơn lót, cáp dự ứng lực, thép cán nguội được giữ trong khu có mái che.
• Nhập trước xuất trước: lô vào kho sớm được ưu tiên xuất trước để hạn chế thời gian lưu.

Mỗi tuần, đội kho đi kiểm tra định kỳ tình trạng gỉ, độ kín của bạt che, hệ thống thoát nước. Vào mùa mưa, việc này được thực hiện dày hơn, đặc biệt sau những trận mưa lớn.

13 giờ: soạn hàng và xuất kho

Buổi chiều là thời điểm cao điểm xuất hàng. Khi có lệnh xuất từ phòng kinh doanh, thủ kho lập phiếu soạn hàng, ghi rõ vị trí, số lô, số lượng cần lấy. Nhân viên cẩu lấy hàng đúng lô chỉ định, không lấy tuỳ tiện ở chồng gần nhất.

Hàng trước khi lên xe được kiểm lại lần cuối: đúng quy cách, đúng số lượng, tem nhãn còn nguyên, không có hư hỏng phát sinh trong kho. Hàng được cân xuất, ghi khối lượng vào phiếu. Nếu khách hàng yêu cầu gia công cắt theo kích thước, hàng sẽ đi qua khu gia công trước khi soạn.

Việc chằng buộc trên xe cũng được làm theo quy định: thép dài phải buộc chặt nhiều điểm, cuộn thép phải có giá đỡ chống lăn, hàng có lớp phủ được lót đệm để tránh trầy xước. Bộ chứng từ đi kèm gồm phiếu xuất kho, bản sao chứng chỉ chất lượng của đúng lô hàng và biên bản giao nhận.

15 giờ: giao nhận tại công trình

Tại công trình, nhân viên giao hàng cùng cán bộ kỹ thuật hoặc thủ kho của khách hàng kiểm đếm, đối chiếu tem nhãn với chứng từ. Hai bên ký biên bản giao nhận, ghi rõ tình trạng hàng. Nếu có sai lệch, biên bản ghi nhận ngay tại chỗ để xử lý, thay vì để tới khi đưa vào sử dụng mới phát hiện.

Nhân viên giao hàng cũng lưu ý khách hàng cách kê xếp và che chắn thép tại công trình, nhất là với thép tấm và cáp dự ứng lực. Một lô hàng đạt chuẩn trong kho có thể bị gỉ chỉ sau vài tuần nếu để trên nền đất ẩm.

Cuối ngày: đối soát và rút kinh nghiệm

Khi xe cuối cùng rời kho, thủ kho đối soát số liệu nhập – xuất – tồn trên phần mềm với số liệu thực tế. Những sự cố trong ngày, như chứng từ thiếu hoặc hàng bị trầy trong lúc cẩu, được ghi lại và trao đổi trong buổi họp ngắn đầu ngày hôm sau để cả đội cùng rút kinh nghiệm.

Một quy trình kho tốt không làm thép tốt hơn, nhưng đảm bảo khách hàng nhận đúng loại thép mình đã mua, kèm đủ giấy tờ để nghiệm thu.

Nếu bạn là chủ đầu tư hoặc nhà thầu, hãy tận dụng quy trình này: khi đặt hàng, yêu cầu chứng chỉ chất lượng theo đúng lô được giao, cử người có mặt khi nhận hàng để đối chiếu tem nhãn, và chuẩn bị sẵn khu vực kê xếp khô ráo tại công trình. Những việc nhỏ đó giúp hồ sơ nghiệm thu đầy đủ và hạn chế tranh chấp về sau.